Check-list para planejamento de eventos

O primeiro passo na organização de um evento científico é definir o tema central de interesse, feito isso, siga o check-list abaixo:

1. Nome do evento;

2. Data de realização;

3. Objetivos/Ementa/Justificativa;

4. Indicação de membros para as comissões executiva, científica, social, financeira, secretaria/infraestrutura e divulgação/comunicação/histórica. 

5. Captação de recursos financeiros para financiamento das despesas: Verificar a possibilidade de patrocínio. Elaborar uma planilha com os gastos do evento. Seguem as principais despesas de um evento científico:

Serviços de terceiros — Pessoa Jurídica, tais como:
a) passagens para palestrantes, conferencistas e organizadores do evento;
b) hospedagem, locomoção urbana e alimentação dos palestrantes, conferencistas e organizadores do evento;
c) revisão e publicação de anais;
d) confecção de material para divulgação do evento;
e) locação e/ou montagem de estrutura para o evento;
f) locação de equipamentos destinados ao evento, tais como computadores, projetor multimídia, telões;
g) contratação de serviços de tecnologia da informação;
h) contratação de serviços para registro do evento, tais como filmagem e fotografia;
i) contratação de serviços de tradução simultânea e para a Língua Brasileira de Sinais (Libras);
j) contratação de serviços administrativos para organização e logística do evento;
k) aquisição de material de escritório para uso relacionado ao evento;
l) fornecimento de lanche para intervalos curtos do evento (coffee break);

Serviços de terceiros — Pessoa Física, tais como:
a) pagamento de auxílio-diário ou diárias para palestrantes, conferencistas e organizadores do evento, conforme o caso;
b) contratação de serviços de tradução simultânea e para a Língua Brasileira de Sinais (Libras), pago diretamente ao tradutor;
c) contratação de serviços administrativos para organização e logística do evento;

Importante:

Sempre que houver contratação de qualquer serviço, é imprescindível a apresentação de 3 orçamentos. Normalmente a regra vale para valores que superem 10 salarios mínimos. Entretanto, recomenda-se que sempre seja feita esta pesquisa de mercado.  Solicitar as empresas contratadas a discriminação por data e hora dos serviços prestados, incluindo cada item oferecido. 

A Capes possui um programa de apoio a eventos no país, clique aqui para consultar os últimos editais. Acesse aqui as regras de prestação de contas da Capes. 

A Fapesp também possui, em fluxo contínuo, auxílio para organização de eventos científicos. Clique aqui para conhecer as regras de aplicação. 

6. Público-alvo;

7. Público estimado (vagas);

8. Local do evento (caso remoto ou híbrido, verificar infraestrutura de informática). Reservar com antecedência o espaço;

9. Palestrantes: Dependendo da natureza do evento, convidar palestrantes nacionais e interncionais. Contactar os palestrantes antes de realizar a solicitação do fomento. 

10. Atividades paralelas (Workshops, apresentação de trabalhos): 

11. Prazo de inscrições:

- Inscrições no evento;

- Inscrições de trabalhos científicos.

Obs. No caso de inscrições de trabalhos científicos, devem ser elaborados critérios claros de seleção dos trabalhos, indicação de uma comissão avaliativa com um presidente e elaboração de um instrumento de avaliação dos trabalhos submetidos. 

12. Divulgação;

13. Cadastro do evento no Sistema de informações de extensão (SIEX) - Unifesp:

- Para cadastrar um novo evento e autorizar a liberação do certificado dos participantes, clique aqui. Para cadastro no SIEX, será necessário inserir CPF ou número do passaporte do palestrantes convidados. 

- Para emissão de certificados dos participantes, clique aqui. Selecionar entre ouvinte e organizador após login no canto superior da página (este site também deverá ser utilizado pelos palestrantes e inscritos no evento).

14. Elaborar orientações para moderação das mesas.

15. Levantar mini currículo de apresentação dos palestrantes;

16. Solicitar que os coordenadores e secretários das mesas elaborem uma súmula de atividades para constar no relatório final do evento; 

17. Elaborar uma ficha de avaliação do evento:

Itens sugeridos de avaliação: Programação Científica; Palestrantes Exposição de Pôsteres; Instalações do Evento; Coffee Break; Divulgação; Secretaria.